Ciência da Computação
Empresa Jovem Virtual: alunos da Ciência da Computação UNIFAGOC criam software para gerenciar Sistema de Arquivo da Prefeitura Municipal de Ubá
Publicado em 08/11/2024
por Aline Ceolin
Integrantes da Empresa Jovem Virtual (EJV), projeto de extensão do curso de Ciência da Computação do UNIFAGOC, deram importante passo na criação de software para gerenciar o Sistema de Arquivo da Prefeitura Municipal de Ubá.
Sob a coordenação do professor Paulo Ricardo Noé, o grupo é formado pelos estudantes Lucas Rodrigues, Sávio Barbosa Freitas, Theilor, e Leonardo Gravina Carlos, todos selecionados por edital para colaborar neste desafio que visa transformar e otimizar a rotina de gestão documental do município.
No dia 16 de outubro, o professor juntamente com os alunos, estiveram na Prefeitura para conhecer mais sobre o projeto e foram recebidos pela gerente da Divisão de Patrimônio e Administração de Materiais (DPAM), Marília Gravina Dias, pela arquivista, Polyana Biquita de França Faria, pelas servidoras Marcela Marques de Oliveira, Carla Costa de Carvalho e Tatiane Padovani Campos; e pelo estagiário Gabriel Filgueira de Almeida.
“Por se tratar de curso híbrido e o perfil dos nossos alunos, serem na sua maioria pessoas que trabalham durante o dia, estudam à noite e estão distribuídos nas diversas cidades da nossa região, estamos adotando para este projeto de extensão modelo remoto de colaboração, onde, para mantermos bom trabalho, exploramos diferentes formas de comunicação, desde a comunicação assíncrona, para que cada um consiga dentro da sua disponibilidade de tempo trabalhar e reportar o que foi feito a equipe, até encontros semanais síncronos, para tirarmos dúvidas gerais e alinharmos os próximos passos do projeto”, explica Paulo.
PARCERIA E OBJETIVO DO PROJETO
A demanda por um sistema de gerenciamento de arquivos surgiu em março de 2020, quando a Divisão de Patrimônio e Administração de Materiais da Prefeitura de Ubá procurou o UNIFAGOC em busca de apoio para melhorar e padronizar a administração de documentos públicos.
Desde então, os desafios de organização de cerca de 10 mil caixas de documentos aumentaram, motivando o retorno do projeto que foi temporariamente interrompido durante a pandemia de COVID-19.
“O objetivo principal é a criação de software que permita a gestão dos arquivos municipais. Desde a indexação desses arquivos por banco de dados, para facilitar a localização no armazém, até o controle de processos por meio rotinas de solicitação de arquivamento, controle de descarte por temporalidade e fluxo de empréstimos de arquivos para os setores das diversas secretárias do executivo municipal”, explica Paulo.
EXPERIÊNCIA PRÁTICA E APRENDIZADO PARA OS ESTUDANTES
Para os alunos envolvidos, o projeto é oportunidade valiosa de aplicar o conhecimento teórico na prática e vivenciar os desafios reais do desenvolvimento de software colaborativo.
“Os alunos estão tendo a oportunidade de vivenciar a prática do desenvolvimento colaborativo no dia a dia, realizar o levantamento de requisitos junto aos stakeholders, projetar e implementar um software web seguindo as boas práticas de desenvolvimento adotadas por grandes empresas do Brasil e do mundo. Além do conhecimento adquirido, que incrementará sem dúvidas o currículo destes alunos, eles também recebem da Instituição bolsa de estudos de 25% da mensalidade”, destaca Paulo.
Leonardo, atualmente no 2º período do curso e com disciplinas distribuídas entre o 2º, 4º e 6º períodos, compartilha a experiência de trabalhar em ambiente profissional.
“Aplicar o que aprendemos nas aulas tem sido experiência enriquecedora, pois transforma a teoria em algo concreto. Um dos maiores desafios é a adaptação à realidade do mercado, como entender as necessidades do setor público e os requisitos específicos dos usuários”, explica Leonardo.
TECNOLOGIAS E METODOLOGIAS DE PONTA
Para desenvolver o sistema, a equipe utiliza conjunto robusto de ferramentas e tecnologias amplamente adotadas no mercado. Entre elas estão o PostgreSQL, para armazenamento de dados com segurança, e o Kotlin, rodando na JVM (Java Virtual Machine) em combinação com o Spring Framework, que facilita a criação de estrutura sólida e padronizada.
“O projeto de extensão universitária em desenvolvimento visa proporcionar aos estudantes experiência prática com tecnologias e metodologias de ponta usadas no mercado de desenvolvimento de software. Este projeto envolve a criação de fluxogramas detalhados dos fluxos de trabalho, que auxiliam na visualização do processo de cada funcionalidade, desde a entrada até o processamento e saída dos dados, facilitando o entendimento e o alinhamento entre todos os participantes”, comenta o docente.
Paulo destaca que o uso de contratos de API e fluxogramas ajuda a padronizar a comunicação entre os diferentes módulos do sistema, garantindo clareza e segurança e que a modelagem Diagrama Entidade-Relacionamento (DER) estrutura a organização do banco de dados, representando visualmente as entidades e suas relações, o que simplifica tanto o desenvolvimento quanto a manutenção do sistema.
“Essas tecnologias fortalecem a funcionalidade e a segurança do sistema, proporcionando estrutura robusta e eficiente. O Spring, em combinação com Kotlin e Java, facilita a configuração de aspectos essenciais, como segurança e acesso a dados, enquanto o PostgreSQL garante a integridade e proteção dos dados com mecanismos de autenticação e criptografia. Git, com merge requests e integração contínua (CI), permite revisões cuidadosas e testes automáticos, evitando bugs e vulnerabilidades. Os contratos de API padronizam a comunicação, protegendo contra entradas maliciosas, e os fluxogramas de fluxo oferecem visão clara do sistema, auxiliando na identificação de pontos críticos e na otimização da segurança e funcionalidade do projeto”, explica o professor.
BENEFÍCIOS DO PROJETO PARA A PREFEITURA E A COMUNIDADE
Além de otimizar o gerenciamento de arquivos, o novo sistema pretende economizar tempo e recursos da Prefeitura, eliminando a necessidade de manuseio manual e controle via planilhas eletrônicas.
Entre as melhorias esperadas estão a maior rapidez e precisão na localização de documentos, a redução da dependência de documentos impressos, e a padronização de processos, que minimizam erros e retrabalho.
“Esse projeto pode beneficiar a Prefeitura de Ubá no gerenciamento de arquivos públicos, principalmente ao melhorar a organização, acessibilidade e segurança dos documentos. Ao automatizar processos como a busca ativa de documentos, o fluxo de arquivamento, o controle de descarte por temporalidade e o gerenciamento de empréstimos, o sistema reduz significativamente o tempo de trabalho manual e a necessidade de lidar com planilhas eletrônicas que, até então, eram usadas para gerenciar cerca de 10 mil caixas de arquivos. Os benefícios também refletem em melhor utilização dos recursos públicos, tornando o setor mais ágil e organizado, com economia potencial a longo prazo tanto em materiais quanto em horas de trabalho”, aponta Paulo.
COLABORAÇÃO
O docente afirma que a colaboração com os funcionários da Prefeitura de Ubá tem sido fundamental para o sucesso do projeto, pois trazem conhecimentos específicos sobre os processos e desafios do setor de Arquivo Geral e que a interação com os funcionários ocorre em várias frentes, como:
- Levantamento de Requisitos: os servidores da prefeitura participam ativamente do levantamento de requisitos, compartilhando suas necessidades, dificuldades e sugestões para o sistema. Esse diálogo permite que a equipe de desenvolvimento entenda melhor como funciona a rotina de trabalho e quais funcionalidades são prioritárias.
- Definição de Funcionalidades: com base nas informações coletadas, os funcionários ajudam a definir as funcionalidades do software. Indicam quais processos precisam ser automatizados, como a indexação de documentos, controle de empréstimos e descarte por temporalidade, garantindo que o sistema atenda às necessidades reais do dia a dia.
- Testes e Feedback: os servidores também estarão envolvidos nos testes do sistema, o que permite que identifiquem pontos de melhoria e sugiram ajustes. Esse feedback é crucial para validar se as funcionalidades implementadas realmente resolvem os problemas existentes e melhoram a eficiência do setor.
DESENVOLVIMENTO DE HABILIDADES
O projeto também tem contribuído para o desenvolvimento de habilidades essenciais. Leonardo destaca que as competências mais aprimoradas foram a resolução de problemas e a comunicação em equipe.
“As habilidades mais aprimoradas foram a resolução de problemas e a comunicação em equipe, essenciais para entender e atender as demandas do projeto. Em termos de programação, estou aprendendo muito sobre Kotlin, principalmente ao trabalhar com APIs para o gerenciamento de dados, além de aprimorar o uso de JavaScript para o frontend”, destaca o acadêmico.
Savio Barbosa Freitas, também aluno do 2º período, comenta sobre a importância de aplicar o conhecimento teórico no projeto e como isso tem sido fundamental para o seu desenvolvimento na área.
“Na minha visão, o fato mais importante para aumentar nosso conhecimento, principalmente nessa área, é aplicar na prática, que é a intenção principal do projeto. Participar pela primeira vez de empresa é desafiador pelo fato de que não conhecemos como, realmente, funciona uma empresa, porém o nosso coordenador de projeto nos ampara em todas as dúvidas e desafios”, relata o estudante.
Para Savio, o trabalho em equipe e a compreensão mais ampla das funções de um desenvolvedor têm sido pontos de aprendizado que vão além da programação.
“No projeto conseguimos desenvolver muito nosso trabalho em equipe e conhecimento de como funciona o trabalho de desenvolvedor, que não é apenas código como alguns pensam. Nosso coordenador nos disponibilizou material que explica o que é necessário saber para a conclusão do projeto”, comenta Savio.
A Empresa Jovem Virtual e seus integrantes continuam dedicados a entregar sistema que contribuirá para o crescimento e a organização da administração pública em Ubá, ao mesmo tempo que abre portas para o desenvolvimento profissional dos alunos e promove a interação entre a academia e o mercado de trabalho.
Confira no vídeo abaixo o Institucional do curso de Ciência da Computação do UNIFAGOC.